A tecnologia nas micro e pequenas empresas e o COVID-19

A primeira reacção ao COVID-19 – nas duas últimas semanas tem chegado às nossas caixas de correio electrónico um número anormal de pedidos de consultadoria nas áreas do teletrabalho e do comércio electrónico. Reflectem as duas principais preocupações imediatas dos empresários: ter como produzir (proteger os seus recursos humanos) e ter como vender (fornecendo uma “porta” electrónica aos clientes, para minimizar os riscos).


Enfrentamos, sem dúvida, tempos difíceis não tanto devido à COVID-19, mas, em primeira mão, pela necessidade imperiosa de controlo da propagação da doença através de isolamento social.

 

Uma das dificuldades de sempre do tecido empresarial português é a não preparação atempada de cenários, sejam eles económicos, financeiros, sociais ou como neste caso, relacionados com pandemias. E se ao nível das grandes empresas muitas vezes isso é verdade através da perseguição do lucro imediato ao invés do investimento estratégico, o efeito desta falta de preparação é mais notório nas micro e pequenas empresas: é nestas que, pela sua dimensão e fragilidade, os efeitos podem ser mais sérios e até “mortais” para as organizações.

 

Com perto de 50% do emprego a nível nacional a ser provido pelas micro e pequenas empresas, acautelar a sua sobrevivência é também acautelar a capacidade de recuperação de uma economia que se precisa flexível e resiliente.

 

 

Estes pedidos de consultadoria que nos chegam nestas semanas são na realidade uma tentativa de mitigar os inevitáveis efeitos quer da pandemia, quer dos efeitos colaterais das acções preventivas. Claro está que não será em dois ou três dias que uma empresa, independentemente do valor que possa investir, resolverá o problema da fraca procura. E não será de repente também que os seus recursos humanos poderão exercer as suas funções a partir de casa, em regime do actualmente tão acarinhado “trabalho remoto”.

 

E no entanto, aqui estamos, com esta necessidade de sobrevivência.

 

Assim, a par da consultadoria que estamos a começar a desenvolver para alguns clientes a propósito da mitigação de impactos da COVID-19, existem algumas dicas que posso aqui deixar que poderão ajudar de imediato a manutenção da actividade, ou ainda optimizar e preparar melhor as organizações e os seus sistemas de informação para os próximos tempos.

 

Trabalho remoto

É a principal preocupação dos nossos clientes. Poder isolar os seus colaboradores em suas casas, e manter os mesmos ao serviço da empresa parece ser, senão a mais importante, uma das mais críticas e imediatas iniciativas.

 

Nem todo o trabalho pode ser feito remotamente. E nos casos em que pode, não se deve esperar o mesmo nível de eficiência.

 

Tecnologicamente, podemos dividir em duas partes distintas as necessidades. O acesso às ferramentas (aplicações) e o acesso à informação (dados). Acrescentamos aqui também a componente de segurança.

 

Tentar dar uma solução rápida sobre este assunto é um desafio que não aceito. Não há solução rápida de implementar se não existir já uma arquitectura tecnológica preparada ou pelo menos pensada para tal. Se o fizeram, partimos daí e a solução é relativamente simples. Se não o fizeram, então vamos criar o nosso plano B. A nossa solução de contingência…

 

E nesta, pesados prós e contras de possibilidades, vamos sempre ter ao mesmo tipo de abordagem: o acesso remoto ao nosso posto de trabalho empresarial. Por outras palavras, podemos usar o nosso PC “de casa” para aceder ao nosso PC do trabalho e a partir daí, estamos no nosso ambiente de trabalho “normal”.

 

Existem muitas aplicações para implementar esta funcionalidade. As mais usadas, com características ligeiramente diferentes são o Microsoft Remote Desktop (Ambiente de Trabalho Remoto), o TeamViewer e mais recentemente o AnyDesk.

 

A primeira poderá necessitar de configuração adicional na segurança periférica da rede da organização, enquanto as outras duas, à partida, não necessitarão.

 

Todas estas ferramentas têm dois componentes: um que se instala no PC da empresa (que vai ser controlado à distância) e outra no PC de casa (que será utilizado como posto de trabalho).

 

Existem várias limitações desta forma de aceder a ferramentas e informação, nomeadamente em termos de segurança mas mais importante, de usabilidade das interfaces com o utilizador (é praticamente impossível usar este tipo de tecnologias para, por exemplo, trabalhar com Photoshop ou CorelDraw).

 

Mas a facilidade de configuração, o baixo custo de licenciamento e a manutenção do ambiente de trabalho dos utilizadores, fazem desta opção a nossa preferida para resolver de imediato o isolamento social de um ou vários colaboradores.

 

O comércio electrónico

Outra das vertentes para as quais nos têm solicitado consultadoria é o Comércio Electrónico. Desde há muito anos é a nossa principal missão estar ao lado das micro e pequenas empresas na sua transição para “o digital”. Pessoalmente, já perdi a conta ao número de artigos que escrevi, palestras e participação em debates que fiz sobre a matéria.

 

E ainda assim, e apesar do cenário ter vindo a mudar nos últimos anos, muitos dos nossos clientes têm ainda uma percepção do comércio electrónico como uma mera extensão de uma loja física, não ficando assim preparados para extrair todo o valor potencial destas soluções.

 

Claro que, perante o isolamento preventivo a que estamos todos neste momento forçados, os clientes não se deslocam às lojas. Aliás, as lojas deverão estar fechadas. Esgotam-se assim os canais de vendas de quem não tem loja on-line. E que já tem, de repente vê como único canal de escoamento dos seus produtos aquele que até agora estava ali, mais porque “tem de estar”, “porque o concorrente também tem”, “porque temos de nos modernizar”, seja qual for o chavão, mas que na realidade não se tratou de forma estratégica, no contexto de toda a empresa.

 

Claro está que mais vale tarde do que nunca, e existe um factor muito importante para as micro e pequenas empresas “pegarem a sério” ou criarem agora de raiz as suas lojas, um factor que todos sabemos existir mas nem falamos muito, porque não é nada agradável: a necessidade de isolamento social vai-se estender no tempo. Muitas semanas, que se vão transformar em meses em que necessidades de aquisição vão existir, mas que lojas físicas estarão indisponíveis. Esta verdade leva-nos a aconselhar os nossos clientes a enveredar já por estes caminhos, o mais rápido possível e com toda a dedicação.

 

Deixo aqui alguns aspectos que deverão considerar de imediato, tecnológicos ou não:

  1. Design da loja online – Dizia Steve Jobs: “design não é como o produto parece, é como o produto funciona”. Design não é estética. Estética é uma característica aparente, que até varia de pessoa para pessoa, e que pode atrair ou não na fase de pré-contacto (seja com uma loja online ou com uma pessoa). O design da loja online manda na sua ergonomia, na adaptação ao uso por um ser humano. E esse uso actualmente quer-se rápido, eficaz, capaz de nos apresentar o que queremos, como queremos, num curto espaço de tempo, se ter de apreender como lá chegar, usando unicamente a intuição. Para os designers de interface e para os programadores que os apoiam, é uma tarefe hercúlea, mas que deve ser endereçada com elevado cuidado e profissionalismo. Para as empresas, deve ser uma preocupação logo desde o início dos projectos e reavaliada e melhorada a todo o instante.
  2. Catálogo online – Grande parte do sucesso dos centros comerciais e das grandes superfícies deve-se à concentração de um elevado número de produtos diferentes num mesmo espaço. Isto proporciona ao consumidor a possibilidade de “navegar” nas galerias dos hipermercados ou pelas lojas de um centro comercial, vendo, comparando ou até testando o tipo de produto que procura. E permite-lhe também num único local, adquirir os vários produtos que necessita. O paralelo com uma loja online é total: o nosso catálogo deve ser o maior possível. Deveremos ter todos os produtos que comercializamos disponíveis também no canal online e ainda, se possível, outros que poderemos apresentar e aprovisionar só no caso da venda online se consumar (atenção aos prazos de entrega!).
  3. Pagamentos – A maior parte dos nossos clientes opta por disponibilizar aos seus próprios clientes vários meios de pagamento das suas encomendas, sendo os preferenciais aqueles que implicam o “pré-pagamento” – cliente liquida o pagamento como forma de confirmação da encomenda. No entanto, para algum tipo de produtos, poderá e deverá ser utilizado o meio de pagamento “contra-entrega” (operador logístico ficará encarrega da cobrança). Apesar de acarretar mais riscos para quem vende, é uma flexibilidade que pode significar a concretização ou não da venda.
  4. Logística – Toda a cadeia logística, desde o aprovisionamento por parte de quem vende até ao transporte e entrega a quem compra, passando pela armazenagem temporária dos produtos, pode ser afectada de forma importante em tempos de pandemia e isolamento social como os que vivemos. Deve o vendedor acautelar estas fases do processo através de contratos mais robustos com os seus fornecedores, com os operadores de logística e ter cuidados acrescidos de redundância de recursos humanos nos seus quadros no que a esta fase diz respeito. Um dos conselhos que colocamos em cima da mesa actualmente a todos os nossos clientes é o de informarem os seus próprios clientes online, na fase de checkout e de forma bem clara, a possibilidade de atrasos na entrega. A gestão de expectativas de todas as partes é essencial à manutenção das relações comerciais. Sempre foi verdade, e agora mais do que nunca.

O comércio online pode funcionar como uma alternativa à perda ou adiamento das transacções nos canais de venda tradicionais. Mas como em tudo na vida, não existem soluções milagrosas mas sim soluções bem pensadas, preparadas e flexíveis ao ponto de serem resposta a desafios como os que hoje enfrentamos.


Teletrabalho e Comércio Electrónico não vão ser solução para a pandemia COVID-19. O isolamento social, o tratamento dos infectados e aplicação de vacinas quando as houver, serão os meios pelos quais venceremos este desafio.

 

Mas o Teletrabalho e o Comércio Electrónico são apenas duas ferramentas das muitas que as empresas podem actualmente usar para crescer, inovar, resistir a ameaças e atingir os seus objectivos. A tecnologia deve ser aplicada no que consegue dar de retorno à nossa vida empresarial e social. Aplicada ad-hoc, só porque sim, é unicamente uma nova fonte de problemas para as empresas e empresários resolverem. Mas aplicada com inteligência e com profissionalismo encerra em si mesma a capacidade de mudar o mundo e a forma como nos relacionamos com ele.

 

E como precisamos disso!

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